Всеки един от нас разполага с 24 часа всяко денонощие. От тях, 8 обикновено прекарваме в сън. Останалите 16 часа се разпределят в работа, прекарване на време със семейство и приятели, домакински задължения и други задачи. Времето, с което разполагаме всеки ден е ограничено и затова е важно да се научим как да го управляваме правилно.

Управлението на времето е едно от най-важните умения, които е хубаво да научим независимо в каква сфера работим. Когато говорим за start-up компании, то е още по-ценно. Една новостартираща компания изисква дълги часове работа, различни задачи и ресурси, които да бъдат вложени за тяхното завършване.

Ползите от правилното управление на времето са много. По-ниски нива на стрес е една от най-положителните за нас. Всички сме изпадали в ситуация, в която имаме усещането, че отвсякъде ни заливат различни задачи и че няма да се справим с всичко на време. Не е приятно усещане, нали? За да си спестим това преживяване е добре да се научим как да приоритизираме и разпределяме задачи си спрямо това колко са спешни. В допълнение, научавайки се как да управляваме времето си, ни дава възможност да оползотворим останалото такова в дейности, които ни носят положителни емоции и разграждат натрупания стрес през деня.

Поставянето на цели е едно от първите умения, които е добре да научим, за да управляваме правилно времето си. Те могат да бъдат дългосрочни или краткосрочни, например цел за деня. Най-важното е да са конкретни и измерими. Бъдете реалисти когато поставяте целите си. Постигането им носи удовлетворение и мотивация за надграждането им, и ни изпълва с удоволствие от добре свършената работа. Един от най-популярните модели, които се използват за поставяне на цели е SMART методът. S – specific (специфични); M – measurable (измерими); A – attainable (постижими); R – relevant (релевантни); T – timely (навременни). Използването на този модел ни помага да конкретизираме целите си и да ги поставяме в рамки, които са постижими и реални за изпълнение.

Приоритизиране на задачите е друго умение, което е добре да използваме всеки ден. При start-up компаниите, особено когато екипът не е голям, задачите са много и обикновено изискват различна настройка, за да бъдат свършени. За да избегнем усещането, че няма да се справим, може да разпределяте дейностите според тяхната спешност и важност. Моделът на Айзенхауър за спешни и важни задачи е един от най-често използваните. В него, задачите се разпределят по следния начин: Важни и спешни задачи; Важни, но не спешни задачи; Спешни, но не важни задачи; Не спешни и не важни задачи. В началото този модел може да бъде малко объркващ. За да се ориентирате в него и да е по-лесно разпределението, вземете лист хартия и го разделете на четири квадрата, в които да поставите тези четири групи. Така, с времето, ще се научите как да определяте коя задача в кой квадрат попада. По този начин, правилното разпределяне на задачите, ще ви гарантира, че няма да влагате време и усилия в грешната дейност, а ще го използвате за такава, която е критична за вашия бизнес или текуща цел.

Сложете времева рамка за изпълнение на задачите. Определянето на време, за което дадена дейност ще бъде свършена, ще ви направи по-ефективни и по-фокусирани. Когато се захванете с нея, знаете, че сте задали краен срок за нейното свършване, което ще ви позволи да се потопите в завършването на конкретната дейност. В допълнение, времевата рамка, също позволява да подредите задачите си правилно. Ако една дейност ще отнеме половин ден за приключване, спрямо нея, вие ще подредите останалите задачи, които имате. По този начин, вие ще знаете, че имате време, за да завършите всичко, което сте си определили без да се чувствате напрегнати или стресирани. Не забравяйте и да отделите време за почивка между отделните задачи. 5-10 минути прекарани в разговори с колегите или ментална почивка, ще ви заредят и помогнат за следващите дейности.

Планирайте в бъдеще. Това може да се отнася както за по-далечното бъдеще, така и за текущия ден. Определянето на задачите за деня ни помага да разберем какво имаме да свършим за деня и да оценим дали сме го направили в края му. В допълнение, може да планираме задачите си за следващия ден и по този начин да знаем какво ни чака. Организирането на дейностите и онези неща, които изискват нашето внимание ни дава структура и усещане, че държим нещата под контрол. За да не пропуснете нещо важно, поставете в календара си крайни срокове, важни срещи, обсъждания, които изискват участие на целия екип. Записвайте всички тези неща в момента, в който се обсъждат или се сетите за тях, тъй като след това се забравят.

Управлението на времето е едно от най-важните умения, които е хубаво да научим. То ни позволява да разпределяме задачите си според тяхната спешност и важност, но и да подредим приоритетите си. Разбира се, винаги може да се появи нещо, което да е извън нашия план и да размести програмата ни. Имайки обаче правилните умения, ще се справим с извънредното събитие и ще го подредим спрямо плана, които сме си направили.

Източник: startup-psychology.net